Le fasi di un webinar: creare contenuti efficaci ed engagement dei partecipanti

Finalmente ci siamo: hai deciso di organizzare il tuo primo webinar aziendale per connetterti con dipendenti, fornitori e partner, ma non sai proprio da che parte cominciare.

Ebbene, per organizzare un webinar aziendale di successo non basta accendere la webcam: è fondamentale costruire un vero e proprio percorso che accompagni i partecipanti non solo durante l’incontro, ma anche prima e dopo.

Per costruire questo percorso, 3 elementi sono fondamentali:

  • La scelta della piattaforma di streaming per il webinar
  • La regia, che si occupa di curare la coordinazione dell’evento
  • La segreteria organizzativa, che cura tutti gli aspetti pratici legati al webinar

Ne abbiamo parlato in questo articolo che ti consigliamo di leggere.
In questa sede ci dedicheremo ad esplorare più approfonditamente gli aspetti legati alla creazione di contenuti efficaci, alle fasi di realizzazione di un webinar e alla dinamica di interazione dei meeting virtuali, per fornirti un quadro esaustivo di come un webinar ben congegnato dovrebbe essere.

Come creare contenuti efficaci per il tuo webinar aziendale

Creare una presentazione efficace, che sia in grado di trasmettere realmente le informazioni che intendiamo fornire alla platea di ascoltatori senza annoiarli e mantenendo alta la loro attenzione non è semplice, neanche dal vivo.

Se poi a separarci dal nostro pubblico c’è l’ulteriore ostacolo rappresentato dal monitor e dalla distanza fisica, riuscire a mettere in piedi un discorso accattivante sembra addirittura impossibile.
Il problema è che la maggior parte dei relatori, quando realizza una presentazione, non si focalizza sugli aspetti giusti, dando più importanza al contenuto che alla relazione.

Per creare contenuti efficaci il primo passo è spostare il nostro focus da ciò che vogliamo dire a come vogliamo dirlo: una buona comunicazione è essenziale per conquistare e mantenere l’attenzione degli ascoltatori, motivarli e spingerli a fare a loro volta qualcosa di concreto per costruire un’interazione significativa.

Il metodo che noi di EqBiz utilizziamo si basa proprio su questo presupposto: l’abbiamo chiamato PresentActions perché è una presentazione “attiva”, in cui l’ascoltatore non è un soggetto passivo ma diventa, insieme al relatore, un attivo costruttore di senso.

Attraverso un percorso fatto di attività laboratoriale, seminari ed eventualmente una fase di coaching, insegniamo ai relatori a prendere consapevolezza dei propri talenti e ad identificare i propri stili comunicativi, in modo da permettergli di creare delle presentazioni efficaci sfruttando la propria intelligenza emotiva per la gestione dell’aula.

Le fasi di un webinar aziendale

Un webinar di successo non è fatto solo di contenuti efficaci: anche la dinamica di interazione e il modo in cui questa viene gestita attraverso le varie fasi del webinar è fondamentale.

Queste fasi non riguardano solo il momento in cui avviene la riunione virtuale, ma si estendono anche prima e dopo. Possiamo riassumere i momenti salienti della creazione di un webinar aziendale in queste fasi:

  • La creazione e l’invio degli inviti via mail a tutti i partecipanti al webinar o la creazione di un form online per l’iscrizione

  • L’invio di email per la conferma della registrazione e di email di reminder con la data e l’ora della riunione

  • La creazione di una landing page dinamica che funzioni come un’area privata per ciascun partecipante, in cui mettere a disposizione tutti i materiali preparatori (video, documenti, presentazioni degli speaker etc.), e conclusivi (ad esempio la registrazione del webinar), raccogliere i feedback dei partecipanti (attraverso sondaggi, questionari) etc.

  • Il momento del check in, ovvero dell’ingresso al webinar, durante il quale offrire ai partecipanti che ne hanno bisogno un eventuale supporto tecnico

  • La fase introduttiva, con un video di apertura che segnala l’inizio del webinar

  • La fase di icebreaking, con la presentazione dei relatori e dinamiche interattive volte a “rompere il ghiaccio”

  • La fase di kick-off, ovvero la presentazione dei contenuti che si affronteranno durante l’incontro

  • La PresentActions, ovvero lo speaking dei relatori secondo il metodo già illustrato per la realizzazione di presentazioni efficaci

  • L’interazione con i partecipanti tramite sondaggi live, call to action e chat

  • La fase conclusiva del webinar, necessaria per mettere a fuoco i concetti chiave emersi durante l’incontro e stimolare una riflessione successiva in grado di protrarsi anche oltre il meeting

Queste fasi possono modificarsi leggermente a seconda della natura del webinar, che si tratti di una riunione chiusa, tra persone che già si conoscono tra loro, oppure di un webinar aperto, destinato ai clienti, ma in linea di massima vanno rispettate per garantire la buona riuscita del meeting.

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