Dai consigli pratici all’importanza del fattore umano, ecco tutti i consigli di cui hai bisogno per organizzare un meeting online di successo, soprattutto ai tempi del Coronavirus

Il Coronavirus ci ha costretto all’isolamento sociale, ma non per questo ha annullato il nostro intrinseco bisogno di connessione umana, anche in azienda: il fattore umano continua a rappresentare una vera e propria chiave di volta per il successo, da valorizzare anche attraverso i nuovi strumenti digitali.
In questo articolo vedremo come il Coronavirus ha cambiato lo scenario della comunicazione aziendale, affrettando se vogliamo il processo di trasformazione digitale prima solo timidamente intrapreso dalle aziende italiane, e come organizzare webinar aziendali e meeting online, per continuare ad incontrarsi, anche se virtualmente.

La comunicazione aziendale ai tempi del Covid

Se prima i meeting online erano solo una delle opzioni, oggi sono l’unica opzione disponibile: un nuovo spazio di incontro, diverso da quello fisico, che presenta nuovi limiti e nuove opportunità.
Cambia il contesto, ma non cambiano i bisogni delle persone che a quel contesto partecipano. Ecco perché oggi aziende e professionisti sono chiamati ad accettare questa nuova sfida: imparare a valorizzare il fattore umano all’interno dei nuovi contesti digitali, ripensando se stessi e il proprio ruolo in questa nuova cornice offerta dal web. Una sfida che può essere vinta solo se si impara a conoscere a fondo il digitale, i rischi che presenta e le opportunità che offre.
Proviamo ad analizzarli insieme.

Come organizzare un meeting online

Partiamo dai vantaggi dei meeting digitali: il primo grande punto a loro favore è la rapidità e semplicità di partecipazione<. Chiunque può accedervi semplicemente con un clic, indipendentemente da dove si trovi, risparmiando tempo prezioso che altrimenti andrebbe perso negli spostamenti fisici.

Se ben organizzato inoltre, un meeting online garantisce al facilitatore maggiore controllo e dà a tutti i partecipanti la possibilità di esprimersi: a differenza di una riunione tradizionale, dove i tempi della comunicazione sono dettati da quelli della conversazione, online strumenti come la chat danno la possibilità a tutti i membri della riunione di fare una domanda, anche in contemporanea, e lasciare un feedback che verrà poi analizzato e ripreso dal facilitatore nel momento che ritiene più opportuno, accorciando anche i tempi che normalmente richiederebbe un confronto verbale. Queste caratteristiche rendono la cornice digitale più democratica e partecipativa.

Altro aspetto interessante riguarda la possibilità di registrare il meeting per renderlo disponibile anche ad altri in un secondo momento.

Infine, un meeting online non inizia e finisce quando si accende e si spegne la webcam: il percorso può essere arricchito di esperienze offline che iniziano prima dell’incontro virtuale, con l’invio di materiale propedeutico, e che terminano dopo, con l’invio di sondaggi e feedback che permettono di raccogliere l’opinione dei partecipanti e diventano uno strumento per continuare a costruire una riflessione intorno agli argomenti dibattuti durante la riunione, in maniera molto più efficace e immediata di quanto non consentirebbe l’incontro dal vivo.

D’altro canto, l’utilizzo di strumenti digitali comporta anche alcuni rischi. Il primo e più evidente è quello di abbandono della “stanza” virtuale: ciascuno può lasciare la riunione in qualunque momento, o peggio silenziare il microfono e spegnere la webcam per dedicarsi ad altre attività.

Non sussistendo il presupposto della condivisione di un luogo fisico, la distrazione e la noia sono dietro l’angolo e spetta al facilitatore riuscire a creare un clima attivo e collaborativo che motivi la partecipazione. Allo stesso modo, quest’ultimo non deve dimenticare che lo strumento digitale, benché in apparenza nasconda, in realtà espone maggiormente, amplificando gli errori, quindi deve essere preparato a gestire ed affrontare sia la sua eventuale ansia sia la perdita di interesse da parte della platea.

Qualche consiglio per un meeting online di successo

La chiave del successo è una buona organizzazione: per organizzare una riunione virtuale è fondamentale creare una struttura ben definita, anche solo mentale, a cui fare riferimento per lo svolgimento del meeting.

I tempi rivestono un’importanza fondamentale: per creare lo spazio per un reale confronto bisogna assicurarsi che il meeting si sviluppi secondo una tempistica prestabilita e che tutti abbiano spazio per parlare.

Ecco un esempio di scaletta vincente, in quattro punti:

  • Accoglienza: in questo momento iniziale il facilitatore si presenta, presenta se necessario gli altri partecipanti al meeting, si impegna a creare un clima rilassato;
  • Presentazione: in questa fase vengono presentati i punti all’ordine del giorno e gli obiettivi dell’incontro, il “perché siamo qui”
  • Svolgimento: è il cuore pulsante del meeting online, la fase in cui vengono portate a termine le attività che hanno reso necessario l’incontro virtuale
  • Riflessione: è il momento conclusivo, in cui i partecipanti riflettono insieme sui risultati raggiunti, con domande o osservazioni.

Nessuno di questi momenti andrebbe mai trascurato, pena la buona riuscita del meeting: soprattutto le fasi di accoglienza e riflessione finale, che possono sembrare apparentemente superflue, sono in realtà le più importanti per sviluppare quel senso di connessione e relazione che è alla base di un meeting online di successo.

Per approfondire leggi anche: Piattaforme di streaming, segreteria organizzativa e regia di un webinar