La scelta della piattaforma è importante, ma ancor di più lo sono la regia e la segreteria organizzativa di un webinar: consigli per organizzare meeting online senza intoppi

Da un paio di mesi a questa parte, complice l’isolamento sociale dovuto al Coronavirus, la tecnologia è entrata prepotentemente a far parte delle nostre vite, private e professionali: anche aziende che prima non avevano mai avuto necessità di organizzare webinar o meeting online hanno iniziato a guardare a questa possibilità con interesse crescente.

In fondo basta dare un appuntamento ai partecipanti, accendere la webcam e iniziare a parlare.

Oppure no?

La verità è che organizzare un webinar o un meeting online non è un gioco da ragazzi: l’esperienza non inizia e non finisce con un semplice clic, ma ha una fase preparatoria e una di follow up che sono entrambe ugualmente importanti se si vuole assicurare la buona riuscita dell’incontro virtuale.

Abbiamo già parlato di come e perché organizzare webinar aziendali in questo articolo del nostro blog che ti consigliamo di leggere.

In questa sede ci focalizzeremo su quali sono le principali piattaforme di streaming, su come utilizzarle al meglio sfruttandone i rispettivi vantaggi nonché sull’importanza di avere una regia ed una segreteria organizzativa che si occupi di tutti gli aspetti tecnici e pratici dell’organizzazione del meeting, lasciando a te il tempo e lo spazio per concentrarti su ciò che è davvero importante: la comunicazione e la relazione.

Piattaforme webinar: come scegliere quella più adatta a te?

La prima scelta importante riguarda la piattaforma di streaming su cui svolgere il webinar: se è vero che la piattaforma rappresenta un elemento neutro, è vero anche che l’offerta di strumenti è vasta e bisogna scegliere quello che meglio va incontro alle proprie esigenze.

Tra le piattaforme open source, Zoom e GotoMeeting sono tra le più utilizzate.

Entrambe consentono di:

  • Dare un nome al meeting

  • Impostare il meeting come ricorrente

  • Definire data, ora e fuso orario

  • Invitare nuovi partecipanti con un semplice clic

  • Condividere lo schermo

  • Aggiungere un co-organizzatore

  • Registrare il meeting, anche in cloud

Tra le feature personalizzate, Zoom permette ad esempio di:

  • Creare una sala d’aspetto per i partecipanti in modo da non farli accedere al meeting prima dell’organizzatore
  • Scegliere se attivare o disattivare webcam e microfono dei partecipanti al loro ingresso in riunione

  • Creare sondaggi e mostrare i risultati in diretta ai partecipanti

  • Condividere contemporaneamente più di uno schermo

  • Usare icone (come il pollice in su o in giù) come feedback

  • Creare più stanze e spostare liberamente i partecipanti al loro interno

  • Condividere una pagina bianca dove tutti possono scrivere

GotoMeeting invece consente di:

  • Personalizzare le opzioni in fase di creazione del meeting usando la modalità di conferenza telefonica
  • Vedere in tempo reale cosa vedono gli altri partecipanti grazie allo spazio Vista Audience

  • Utilizzare la condivisione schermo per disegnare con penna, evidenziatore e puntatore

Insomma, le feature sono tantissime ed ogni piattaforma presenta delle funzionalità che possono rendere quella scelta la più adatta alle esigenze del momento.
Eppure non basta.

L’importanza della regia e della segreteria organizzativa

L’aspetto più importante di un meeting online riguarda l’organizzazione e la gestione dell’incontro: ecco perché tutte le funzionalità più all’avanguardia delle varie piattaforme webinar, aperte o proprietarie, non potranno mai sostituire un sistema di regia centralizzato, né tantomeno una segreteria organizzativa.

Vediamo in dettaglio di cosa si occupano regia e segreteria organizzativa e perché sono indispensabili.

Regia

Quando parliamo di regia, bisogna distinguere tra:

  • Una regia per così dire “artistica”, che stimola la creatività e il confronto, aiutando gli speaker ad esprimersi in modo coinvolgente e a sviluppare la riunione in forma dialogica attraverso la partecipazione di tutti i presenti
  • Una regia tecnica, che si occupa di coordinare il meeting miscelando in modo fruibile i contributi che arrivano online, sia live sia registrati, alternando le presentazioni in vari formati, gestendo i canali audio e video e i sistemi di interazione come i sondaggi live, modulando così l’andamento della riunione e limitando il rischio di errori

Segreteria organizzativa

La segreteria organizzativa si occupa di tutti quegli aspetti pratici che, pur essendo cruciali per la buona riuscita della riunione, vengono spesso tralasciati.
Come dicevamo, un meeting virtuale non inizia e non finisce con il clic sul pulsante di accensione della webcam, ma è piuttosto un percorso esperienziale con un prima, un durante e un dopo, di cui il momento del meeting è solo il clou.
La segreteria organizzativa si occupa di creare questo percorso, assicurandosi che tutto si svolga nel modo migliore possibile per garantire ai partecipanti un’esperienza immersiva e di valore, organizzando:

  • La struttura dell’evento (scaletta, flusso, contenuti)
  • La promozione e la gestione degli inviti

  • L’accoglienza

  • La creazione e messa a disposizione di materiali

  • L’interazione costante con la regia durante il meeting

  • Il supporto tecnico durante tutte le fasi del meeting

La segreteria organizzativa si occupa di tutti quegli aspetti pratici che, pur essendo cruciali per la buona riuscita della riunione, vengono spesso tralasciati.
Come dicevamo, un meeting virtuale non inizia e non finisce con il clic sul pulsante di accensione della webcam, ma è piuttosto un percorso esperienziale con un prima, un durante e un dopo, di cui il momento del meeting è solo il clou.
La segreteria organizzativa si occupa di creare questo percorso, assicurandosi che tutto si svolga nel modo migliore possibile per garantire ai partecipanti un’esperienza immersiva e di valore, organizzando:

Sia la regia che la segreteria sono di importanza fondamentale per realizzare webinar aziendali di successo, perché si occupano di costruire una cornice dotata di significato all’interno della quale potrai veicolare i tuoi contenuti, nella certezza che facciano breccia, senza preoccuparti di nient’altro.