La recente emergenza legata al Covid-19 ha limitato la capacità delle persone di spostarsi all’interno del territorio. Questo ha influenzato tra l’altro il modo di lavorare delle reti di vendita delle aziende, generalmente composte da persone che svolgono un’attività il cui presupposto è quello di entrare personalmente in relazione con i propri clienti e con i propri colleghi, aggiornando costantemente le proprie competenze attraverso riunioni tecniche e commerciali.
In ogni caso restano i bisogni di appartenenza, contatto e informazione degli agenti di commercio. Nasce quindi l’esigenza di trovare e sperimentare canali di comunicazione alternativi: l’attenzione si concentra sui meeting virtuali che le aziende, prima d’oggi, hanno considerato solo marginalmente come mezzi di relazione validi.
Ma come educare in tempi così brevi le reti commerciali a muoversi in questa nuova direzione? Come rendere una riunione commerciale virtuale una modalità efficace per entrare in relazione con un’altra persona?
Il processo M.A.R. seguito da Dual per la progettazione del virtual meeting
Per rispondere a questa necessità, Dual ha adottato un processo di lavoro che tiene conto dei passaggi emotivi che favoriscono un apprendimento efficace e duraturo (M.A.R.= Motivare, Attivare, Riflettere), per assicurare un coinvolgimento concreto e profondo di tutti i partecipanti nella nuova dimensione virtuale.
Si è trattato in estrema sintesi, di sviluppare un percorso esperienziale a tre fasi:
- Motivare. Creare agganci cognitivi ed emotivi in grado di generare interesse, agganciare conoscenze preesistenti e sviluppare un contesto favorevole per nuove forme di apprendimento.
- Attivare. Costruire nuove capacità e attivare il cervello attraverso esperienze in tempo reale, che offrano un mix di contenuti emotivi e cognitivi, in modo che i partecipanti possano iniziare ad imparare e a sperimentare nuovi concetti.
- Riflettere. Integrare ciò che si è imparato attraverso un’attività di sintesi, affinché queste nuove conoscenze, attitudini e abilità possano essere applicate più facilmente nella vita di tutti i giorni.
Per la rete vendita di diversi clienti del settore B2B, Dual ha pensato e strutturato dei meeting virtuali in grado di accompagnare il cliente in una realizzazione efficace dell’evento e gli ospiti in una partecipazione attiva. Il programma si sviluppa in un evento live di poco più di 2 ore e in momenti di preparazione e restituzione dello stesso.
Preparazione – Motivare
Nei giorni precedenti la riunione, sono state condivise con gli invitati al meeting tutte le informazioni utili per partecipare alla riunione virtuale. Gli inviti interattivi sono stati diffusi tramite canali di comunicazione one-to-one: email o Whatsapp.
Particolare attenzione è stata data ai materiali di pre-work: schede di sintesi degli argomenti chiave del meeting, la cui diffusione ha avuto l’obiettivo di stimolare l’interesse e la curiosità dei partecipanti. Armato di gioia, aspettativa e curiosità, i team si sono quindi preparati per il loro primo virtual meeting.
Live – Attivare
Cinquantasei invitati si sono virtualmente connessi attivando le loro videocamere, componendo così il mosaico dei partecipanti alla riunione, in grado di vedersi tra loro.
Un dialogo a più voci ha dato il ritmo alla riunione: il conduttore, i relatori e i partecipanti. Protagonista dei primi minuti di connessione è stato un mix di stupore e gioia per potere rivedere i colleghi tutti insieme, vicini, seppur fisicamente lontani. Il conduttore ha poi dato la parola ai singoli relatori che hanno approfondito i temi della riunione anticipati nei pre-work.
Elemento centrale della riunione è stata l’interazione tra e con i partecipanti, per favorire la loro attenzione, attraverso interventi brevi, condivisione di slide, break-out sessions, sondaggi e pool. Questi ultimi, sono stati gestiti dalla regia attraverso Mentimeter, una piattaforma esterna al sistema di streaming che ha consentito la raccolta e la condivisione in tempo reale delle risposte del team. La riunione si è chiusa con un brindisi virtuale, in cui i partecipanti, suddivisi in break-out rooms casuali, hanno condiviso l’augurio per il lavoro futuro. Tornati “in plenaria” il rappresentante di ciascun gruppo ha condiviso il brindisi del proprio gruppo: la riunione si è chiusa tra calici di spumante e messaggi di motivazione.
Restituzione – Riflettere
Al termine della live ogni partecipante ha ricevuto l’invito a compilare un questionario di raccolta feedback sull’evento. Questo contiene, tra l’altro, domande rivolte ai partecipanti con l’obiettivo di farli riflettere sui temi trattati durante il meeting e di far costruire loro un piano di azione che ha ad oggetto l’applicazione nel lavoro quotidiano di ciò che hanno appreso. La definizione di un piano di azione ha consentito agli agenti di riflettere, ad esempio, su quali strumenti di comunicazione utilizzare per presentare in modo efficace un determinato prodotto ai propri clienti.
Grazie all’applicazione della struttura Motivare, Attivare, Riflettere (M.A.R.) nella progettazione e nella realizzazione del virtual meeting, Dual ha contribuito al successo dell’iniziativa, assicurando il coinvolgimento cognitivo, emotivo e relazionale di tutte le persone che hanno partecipato.
